Öppna café: från affärsplan till första kunden

Lästid ca 7 min · Guide

Att öppna café handlar om mycket mer än god kaffe och en mysig lokal. Du behöver en genomtänkt affärsplan, rätt läge, en realistisk budget och koll på vilka tillstånd som krävs. Här går vi igenom stegen i den ordning de brukar dyka upp, så att du kan planera ditt eget café utan obehagliga överraskningar.

01 Börja med en affärsplan

Många som vill öppna café har en tydlig bild av stämningen men en suddigare bild av siffrorna. Affärsplanen tvingar dig att koppla ihop de två. Den är ditt viktigaste verktyg när du pratar med banken, hyresvärden eller en delägare, och den är lika användbar om du finansierar allt själv.

Beskriv kortfattat vad caféet ska erbjuda, vem det är till för och varför gästerna ska välja just dig. Ett grannskapscafé med frukost och fikabröd har andra förutsättningar än en espressobar vid en pendelstation där de flesta tar kaffet med sig. Fundera på vad som gör dig unik: eget rosteri, surdegsbakat, glutenfritt sortiment, lokala råvaror eller ett tydligt tema. Det ska vara något dina gäster faktiskt bryr sig om och som du klarar att leverera varje dag.

• Koncept och sortiment: meny, prisnivå och öppettider.
• Målgrupp: studenter, barnfamiljer, kontorsfolk, turister eller en blandning.
• Konkurrens: vilka caféer finns i närheten och vad saknas?
• Ekonomi: startkostnader, fasta och rörliga kostnader, försäljningsprognos.
• Företagsform: enskild firma, handelsbolag eller aktiebolag.

Valet av företagsform påverkar både ditt personliga ansvar och hur du tar ut lön. Ett aktiebolag begränsar din personliga risk men kräver mer administration. Prata gärna med en redovisningskonsult eller ta hjälp av kostnadsfri rådgivning, till exempel hos Nyföretagarcentrum.

02 Välj rätt läge för ditt café

Läget avgör mer än något annat hur många gäster som hittar till dig. Men mycket folk räcker inte; det måste vara rätt folk för ditt koncept. Ett lugnt frukostcafé passar sämre vid en stressig bussterminal, medan en snabb kaffebar kan gå riktigt bra just där.

Stå på platsen vid olika tider och veckodagar och räkna förbipasserande. Titta på kollektivtrafik, cykelparkering, närliggande kontor, skolor och bostäder. Kolla också lokalens tekniska skick innan du skriver under hyresavtalet: ventilation, avlopp, el, möjlighet till handikapptoalett och om lokalen alls är godkänd för livsmedelsverksamhet.

Ett alternativ är att ta över ett befintligt café. Då kan inredning, utrustning och kundkrets redan finnas på plats. Granska i så fall räkenskaper, hyresavtal, personalavtal och utrustningens skick noga, och kontrollera vilka tillstånd som behöver sökas på nytt eftersom de ofta är kopplade till verksamhetsutövaren.

03 Tillstånd och registreringar

Kraven i Sverige är tydliga, men de är många. Börja tidigt, eftersom flera ärenden tar tid att handlägga. Kontakta din kommun redan när du har en lokal på gång; de flesta kommuner har en företagslots eller en samlad ingång för nya serveringsställen.

Det här behöver de flesta caféer

• Registrering av företaget hos Bolagsverket samt F-skatt, momsregistrering och, om du ska anställa, registrering som arbetsgivare hos Skatteverket.
• Registrering av livsmedelsanläggning hos kommunen innan du börjar servera. Du behöver också ett system för egenkontroll som visar hur du arbetar säkert med livsmedel.
• Kassaregister som uppfyller Skatteverkets krav och är anmält dit.
• Personalliggare, som krävs i restaurang- och cafébranschen.
• Systematiskt brandskyddsarbete med utrymningsvägar, skyltning och rutiner.
• Musiklicens om du spelar musik för gästerna, via STIM och SAMI.

När du behöver mer

Vill du servera öl, vin eller annan alkohol krävs serveringstillstånd, som du söker hos kommunen. Det innebär bland annat ett kunskapsprov i alkohollagstiftning och krav på kök och mat. Planerar du en uteservering på trottoar eller torg behöver du tillstånd att använda offentlig plats, vilket söks hos polisen och hanteras tillsammans med kommunen. Ska lokalen byggas om kan bygglov eller anmälan till byggnadsnämnden behövas.

04 Budget och finansiering

Vad det kostar att öppna café varierar så mycket att schablonsiffror sällan hjälper. Läge, storlek, lokalens skick och hur mycket du bakar själv gör enorm skillnad. Bygg i stället din egen budget i tre delar.

• Startkostnader: hyresdeposition, ombyggnad, el och ventilation, kaffemaskin och köksutrustning, kassasystem, möbler, första varulagret, försäkringar och avgifter.
• Löpande kostnader: hyra, löner och arbetsgivaravgifter, råvaror, el, licenser, marknadsföring och underhåll.
• Buffert: pengar som täcker flera månaders drift medan kundkretsen växer.

Gör en likviditetsbudget månad för månad det första året och räkna med säsongsvariationer. Glöm inte din egen lön. Ett café som bara går runt för att ägaren jobbar gratis är inget hållbart företag. Räkna hellre försiktigt på intäkterna och generöst på kostnaderna.

Finansieringen blir ofta en kombination av eget kapital och lån. Vanliga vägar är banklån, lån från Almi, leasing av dyr utrustning som espressomaskin och diskmaskin, eller en delägare. En genomarbetad affärsplan ökar chansen att få ja.

05 Utrustning och möbler

Utrustningen är där många budgetar spricker. Gör en lista över allt som behövs för att ta emot en beställning, tillaga den, servera den och diska efteråt.

• Espressomaskin, kvarnar och vattenfilter
• Kyl, frys och kyldisk för bakverk och smörgåsar
• Ugn, eventuellt spis och arbetsbänkar i rostfritt
• Diskmaskin, handfat för handtvätt och diskho
• Kassasystem och kortterminal
• Porslin, glas, bestick och engångsmaterial för avhämtning

Möblerna är både en investering och en del av varumärket. Välj möbler som är gjorda för offentlig miljö och tål daglig användning, flytt och rengöring. Stolar och bord för hemmabruk slits snabbt ut i ett café. En bra överblick får du på sidan om möbler för restaurang och café. Kika på vårt utbud av stapelbara stolar, café- och bistrostolar och restaurangbord för att få en känsla för vad som passar ditt koncept. Hur du sedan planerar rummet, väljer material och får till ljus och akustik går vi igenom i guiden om att inreda café.

Möbler som passar

Café & bistro Restaurangbord Stapelbara stolar Uteservering

06 Personal och rutiner

I ett litet café märks varje medarbetare. Bestäm tidigt vilka roller du behöver: barista, kassa och servering, bakning eller kök och städning. I början gör ofta samma person flera saker, och då blir tydliga rutiner extra viktiga.

Ta fram skriftliga rutiner för öppning, stängning, hygien, temperaturkontroll och kassahantering. Alla som hanterar livsmedel ska ha den kunskap om hygien som arbetet kräver, och det ska framgå av din egenkontroll hur personalen utbildas. Tänk också på arbetsmiljön. Arbetsmiljöverket ställer krav på bland annat personalutrymmen, och personalen behöver en plats att byta om och ta paus.

07 Marknadsföring före och efter öppning

Börja synas redan innan du öppnar. Sätt upp en skylt i fönstret om att något nytt är på väg, starta ett Instagramkonto och visa ombyggnaden. Folk gillar att följa en resa.

• Google-företagsprofil: rätt adress, öppettider, meny och bra bilder. Det är ofta här gästen hittar dig först.
• Sociala medier: visa sortimentet, nyheter och människorna bakom disken.
• Lokala samarbeten: närliggande kontor, föreningar och butiker.
• Öppningserbjudande: en premiärdag eller provsmakning ger ett naturligt skäl att komma.
• Stamkundskort eller app som belönar återbesök.

Den bästa marknadsföringen på sikt är ändå att gästen trivs. Bra service, jämn kvalitet och en lokal där det är skönt att sitta gör att folk kommer tillbaka och tipsar andra. Svara också på omdömen, både de positiva och de kritiska.

? Vanliga frågor